Zimmerkontingent für die Hochzeit: Hotel anfragen ohne Risiko
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Auswärtige Gäste brauchen Betten, aber ihr wollt nicht für zwanzig Zimmer haften. Die Lösung heißt Abrufkontingent: Das Hotel blockt Zimmer, eure Gäste rufen sie bis zu einem Stichtag selbst ab und zahlen selbst, der Rest verfällt kostenfrei. So fragt ihr es richtig an.
Abrufkontingent statt Festbuchung
Hotels kennen zwei Formen. Bei der Festbuchung reserviert ihr verbindlich und haftet für jedes leere Zimmer; das lohnt nur, wenn ihr Zimmer verschenken wollt. Beim Abrufkontingent (auch Zimmerkontingent auf Abruf) trägt das Hotel das Risiko: Es hält die Zimmer bis zum Stichtag, oft zu einem vereinbarten Vorzugspreis mit Stichwort; was bis dahin niemand bucht, fällt zurück. Lest die Vereinbarung trotzdem genau: Entscheidend sind Stichtag, Preis, Stornobedingungen der Gäste und ob eine Haftung für euch wirklich ausgeschlossen ist.
Die richtige Zimmerzahl
Grundlage ist eure Gästeliste: Markiert alle, die weiter als etwa eine Stunde anreisen oder feiern wollen, ohne zu fahren. Als Startwert reicht ein Zimmer pro zwei auswärtigen Erwachsenen; Paare teilen sich eines, Singles nicht, Familien brauchen Familienzimmer. Reserviert lieber knapp und fragt früh, ob sich das Kontingent aufstocken lässt. Verteilt die Gäste bei Bedarf auf zwei Hotels in verschiedenen Preisklassen; nicht jeder Geldbeutel feiert gleich.
Musterformulierung für die Anfrage
Guten Tag, wir heiraten am [Datum] in [Location, Ort] und erwarten etwa [Zahl] auswärtige Gäste. Können Sie uns dafür ein Abrufkontingent über [Zahl] Zimmer einrichten, Abruf durch die Gäste unter dem Stichwort [Name] bis [Stichtag]? Bitte nennen Sie uns den Zimmerpreis inklusive Frühstück, die Stornobedingungen für die Gäste und ob nicht abgerufene Zimmer für uns kostenfrei zurückfallen.
Nach der Zusage
- Stichwort, Preis und Stichtag auf die Hochzeitswebsite oder in die Einladung schreiben.
- Zwei Wochen vor dem Stichtag alle erinnern, die noch nicht gebucht haben.
- Eine Übernachtungsliste führen (wer schläft wo), für Shuttle, Frühstücksrunde und den Morgen danach; die Gästeliste aus dem Planer mit einer Anmerkungsspalte reicht dafür.
Die Gästeliste habt ihr im Sitzplan-Planer ohnehin schon; exportiert sie als CSV und markiert die Übernachtungsgäste in einer Spalte. Die Hochzeits-Checkliste erinnert an Kontingent und Stichtag.